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業務・受注システムの基礎、失敗しない会社の選び方のポイント

「ネットショップ担当者フォーラム」（ネッ担）は、通販・ECにたずさわる方に役立つさまざまな情報をお届けするWebメディアです

業務・受注システムの基礎

ECビジネスにおいて業務や受注情報を管理するシステムは、効率的で効果的なECサイト運営のために必要不可欠なツールです。バックオフィスやバックヤードと呼ばれる、受注、発注、顧客管理、在庫管理などの業務をシステム化することで、担当者は“売るための業務”にリソースを投入することが求められるからです。

ここでは、受注管理システム、発注管理システム、在庫管理システム、商品登録管理システム、一元管理システムの特長について解説します。

受注管理システム

一般的な機能として、自社ECサイトやECモールからの注文を自動で取り込み、注文内容を正確に処理します。手動入力によるミスが減少し、業務効率の向上が期待できます。また、クレジットカード、銀行振込、代金引換などの決済情報（売上確定、キャンセルなど））も管理できます。また、他の業務管理ツールと連携することで、さまざまな情報を一元管理することが可能です。たとえば在庫管理システムと連携することで、在庫状況をリアルタイムで更新し、在庫切れや過剰在庫を防ぐことができます。

発注管理システム

ECビジネスにおいて商品の仕入れや再発注プロセスを効率的に管理するためのMD業務のツールです。一般的な機能として、過去の販売データや現在の在庫状況をデータ化し、最適な発注タイミングと数量の発注を計画できます。人的ミスを減らし、在庫不足や過剰在庫のリスクの低減が期待できます。また、複数のサプライヤー情報を一元管理、発注書の生成、発注履歴の管理もシステム内で管理、発注プロセスをスムーズに運べるようにします。

在庫管理システム

ECビジネスにおいて商品在庫の最適な管理を通じて効率的なECサイト運営を実現するための重要なツールです。一般的な機能には、商品の入出庫情報を管理し、在庫状況を常に最新の状態を維持。商品販売や発注の際に正確な在庫情報を社内で共有し、在庫がないのに販売してしまったり、在庫ロスといった機会損失、在庫不足、過剰在庫リスクなどのリスクを軽減します。また、複数の倉庫や店舗にわたる在庫を一元管理することができ、商品の位置や数量を迅速に把握できます。近年は、バーコードやRFID技術を利用した在庫の自動更新機能も増えてきており、手作業によるミスを減少させます。

商品登録管理システム

商品の情報を一元管理し、効率的な商品管理と販売促進をサポートするツールです。一般的な機能として、商品の基本情報（商品名、SKU、価格、カテゴリ、説明文など）の登録と管理があります。一度に大量の商品情報をインポート・アップロードできる機能があり、手作業での登録に比べて大幅に時間とリソースを低減。自社ECサイト、モール出店による多店舗展開をしている場合も、商品登録管理システムを通じて同時に商品情報をアップロードして登録、更新できます。商品のバリエーション管理（色、サイズ、オプションなど）、価格の一括変更機能により、適切なサイト運営も可能になります。

一元管理システム

複数の業務プロセスを統合することで効率的なECサイト運用、情報管理するためのツールです。主な機能として、受注管理、在庫管理、発注管理、顧客管理などのさまざまな業務を1つのプラットフォーム上で行えることがあげられます（システムによって搭載機能は異なる）。これにより、さまざまなデータを1つのプラットフォームで管理、一貫性と正確性を確保します。たとえば、受注情報が在庫管理に自動反映されることで、在庫不足や過剰在庫を事前に防ぎ、業務の効率化を図ることが可能です。

業務・受注システムの選び方

さまざまな要素を総合的に検討することが不可欠と言えます。

料金

イニシャルコストだけでなく、ランニングコスト、メンテナンスコスト、見えない人件費も含めて検討する必要があります。特に、長期的に使用することを前提にした場合、トータルコストを把握することが重要です。また、実装されているる機能がそのコストに見合っているかも確認し、自社の予算に適した選択が求められます。

事業規模

自社の規模（受注件数など）に応じたシステム選びも重要です。小規模事業と大規模事業では必要な機能、処理能力が異なります。受注件数が多いなどの大規模ビジネスの場合、多くのデータを処理する能力、複雑な業務プロセスに対応できる拡張性が必要になります。

商品特性

小ロット・少品種、大ロット・他品社など扱う商品によって、商品の登録や管理の方法が異なります。商品のバリエーションや在庫の管理がスムーズに行える機能を持つシステムを選ぶことで、業務効率を大幅に向上させることができます。

機能性・拡張性

現時点で必要な機能だけでなく、将来的に必要となるであろう機能の追加、カスタマイズが可能なシステム、システム連携が可能なシステムを選ぶことが重要です。ビジネスの成長や市場の変化に対応できる柔軟性が求められることは押さえて。また、ユーザーのニーズに応じた機能のアップデート、新機能の追加なども求められるますので、こうした点も検討材料に入れたいところです。